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mercoledì 9 novembre 2016

Ottimizziamo il Nostro Tempo



Ottimizzare il tempo significa, innanzitutto, eliminare gli sprechi e sbarazzarci del superfluo.

“Ottimizzare il tempo” è un’espressione che può suonare un po’ ansiogena per molte persone, ma il
tempo non è altro che la sostanza di cui è fatta la nostra vita e sprecarlo significa di fatto sprecare la
nostra esistenza. Quindi come si dice spesso, è tempo di riprenderci il nostro tempo.

Molto tempo abbiamo, eppure molto ne sprechiamo. (Seneca)

Abbiamo a disposizione in una settimana 168 ore. Ipotizzando di dormire 8 ore al giorno, di lavorarne altre 8, di dedicarne almeno 4 a pasti e commissioni varie e di prenderne infine un paio per il nostro tempo libero…beh, ce ne rimangono comunque a disposizione altre 30 che spesso non sappiamo dove vadano a finire. La nostra vita, infatti, sembra diventata sempre più frenetica, anche se alla fin fine concludiamo sempre meno. Evidentemente c’è qualcosa che non va.

Ottimizzare il tempo non significa certo diventare dei robot “perfettini”, in grado di incastrare ogni
impegno al millesimo di secondo. No.
Ottimizzare il tempo vuol dire soprattutto capire dove stiamo sprecando la nostra risorsa più importante.

Errori di distrazione. Quante imprecazioni quando sbagli strada! Oppure quando salti l’uscita giusta
dell’autostrada perchè chiaccheravi! Chilometri che si aggiungono e minuti che passano inutilmente.
Insomma, un attimo di disattenzione e ti ritrovi a buttar via una mezz’ora di vita come niente fosse.
Intendiamoci, errare è umano, ma, nella nostra vita personale o lavorativa, commettiamo troppe volte gli stessi errori. Naturalmente, alla base di questi errori, spesso c’è la troppa poca concentrazione. La
verità è che viviamo perennemente in uno stato di distrazione, in cui cerchiamo di fare mille cose
insieme (di cui molte superflue), senza farne nessuna davvero bene. Allora, il consiglio è ‘Fare Una
Cosa Alla Volta’ e cercare di farla con la massima attenzione.

Sovrapproduzione. Invece di fare poche azioni difficili, ma essenziali, preferiamo, quasi sempre,
dilungarci in attività inutili ma che ci riescono facili e ci danno quindi quell’illusorio senso di sicurezza e tranquillità. Per esempio, ci perdiamo nell’ideare infiniti messaggini su Whatsapp e Messenger per organizzare una pizzata, che possono essere tranquillamente sostituiti da una telefonata di 2 minuti netti.

Attese superflue. Tutto deve scorrere nella maniera più fluida possibile, senza intoppi, senza colli di
bottiglia, senza inutili attese. Scommetto, però, che, se provi a visualizzare la tua vita, più che ad un
flusso che scorre placidamente, somiglia ad una corsa ad ostacoli, piena di imprevisti, pit stop forzati ed estenuanti perdite di tempo. Per gestire efficacemente le attese superflue possiamo: 1) eliminarle,
quando dipendono da noi stessi, attraverso una adeguata pianificazione. 2) sfruttarle, se sfuggono al
nostro controllo; ecco i famosi “tempi morti” (in metro, in banca, in fila al supermercato, etc.) che sono, da sempre, le migliori occasioni per leggere, ascoltare e curare la nostra formazione personale.

Azioni non necessarie. Sono quelle azioni che compiamo durante il nostro lavoro e che non aggiungono reale valore. Ti capita di perdere tempo in attività ripetitive che potrebbero essere automatizzate o delegate? Gli strumenti che utilizzi con maggiore frequenza, sono sempre a portata di mano o sprechi ore a cercarli? Esiste un modo più diretto per raggiungere i tuoi obiettivi che non coinvolga tutta quella sfilza di attività che sei abituato a fare?
 Dobbiamo imparare a dubitare continuamente dello status quo e cercare incessantemente un modo migliore, più efficace di fare le cose.

Troppi oggetti. Più la nostra vita diventa frenetica e caotica, più sentiamo la necessità di… semplificare, ridurre, ordinare.  Riprendere il controllo del nostro ambiente fisico ci permette infatti di riprendere il controllo anche della nostra mente e del nostro tempo. Insomma, organizzare i nostri spazi ci rende di fatto persone più organizzate (anche nella gestione del tempo).
Perfezionismo patologico. La linea che separa un lavoro fatto con cura dal perfezionismo patologico è molto sottile. Non è facile infatti comprendere quando è importante fermarci; quando ogni nostro
ulteriore sforzo rappresenta un semplice abbellimento. Si parla di over processing. Ma spesso l’over
processing è uno spreco presente anche nella nostra vita. Sbarazzarcene è uno dei modi più efficaci
per ottimizzare il tempo. Qualsiasi sia la tua condizione specifica ricorda questo: come essere umani ci riesce più facile fare i bigodini alle bambole per ore, piuttosto che portare a termine in pochi minuti un’attività necessaria ma che ci spaventa o ci riesce difficile. Contrastare questa naturale
predisposizione è nostro dovere.
Spreco di talento e competenze. In ambito organizzativo questo è un problema sempre più sentito: far emergere i talenti, assegnarli ai progetti giusti, trattenerli; centinaia di milioni di euro sono investiti ogni anno dalle aziende in queste attività. Ma lo spreco di competenze e talento è un problema che riguarda ognuno di noi. Ogni volta che investiamo troppo del nostro prezioso tempo in attività e progetti in cui ci sentiamo sicuri e a nostro agio, ma che non ci fanno crescere, di fatto stiamo buttando nel cesso la nostra vita professionale (e non solo quella). Dovremmo confrontarci, almeno una volta al giorno, con sfide, compiti e obiettivi che siano un tantino al di là della nostra zona di comfort. Solo in questo modo sapremo che stiamo davvero investendo saggiamente il nostro tempo.

Perciò, ottimizzare il tempo significa, innanzitutto, eliminare gli sprechi, sbarazzarci del superfluo e 
concentrare la nostra attenzione e le nostre energie solo su quelle attività che davvero aggiungono 
valore a noi ed alle persone a noi care.


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